•  
    •  
    •  
  • website icon
Телефон: 8-800-333-6-105
Почта: info@105.ooo
Адрес: Московская область, г. Дубна, ул. Программистов, дом 4, стр.1
Связаться с нами
 
    •  
    •  
    •  
  • website icon
Почта: info@105.ooo
Телефон: 8-800-333-6-105
Адрес: Московская область, г. Дубна,
ул. Программистов, дом 4, стр.1
«1С:ERP»

Лимитирование расхода денежных средств

Введение
Задача бюджетирования в организации включает не только разработку плановых документов, но и тщательное наблюдение за их выполнением на всех этапах деятельности. Ключевым средством оптимизации финансовых процессов является установление лимитов: как количественных, так и суммовых рамок для различных операций с материальными и финансовыми ресурсами. Главный объект контроля - денежные средства (ДС) — требует особого внимания к их распределению.
Лимитирование ДС в 1С:ERP позволяет не только отслеживать своевременность поступлений за оказанными услугами и реализованной продукцией, но и предотвращает хаотичное расходование средств, как на уровне всего предприятия, так и внутри структурных подразделений (ЦФО). В рамках данной статьи рассматриваются конкретные примеры применения механизмов лимитирования ДС в 1С:ERP Управление предприятием 2.
Активация функционала по управлению лимитами денежных средств осуществляется через настройки меню «НСИ и администрирование» — «Казначейство и взаиморасчеты» — «Планирование и контроль ДС» — «Настройка использования лимитов». В системе предусмотрены следующие режимы контроля:
1.    Отсутствие контроля — не производится никакое ограничение расходования денежных средств.
2.    Контроль через документы лимита расхода ДС — для управления затратами используются специализированные документы в подсистеме «Казначейство».
3.    Контроль на основе бюджетирования — применяется система планирования и контроля с различной аналитической детализацией по лимитам и временным периодам.

Основной инструмент управления расходом ДС — документ «Заявка на расходование денежных средств». При отключении опции контроля за использованием лимитов, автоматически становится недоступен выбор способа его реализации.
Рекомендовано в каждом банковском счете и кассе предприятия отключить возможность списания/выдачи денежных средств без «заявок на оплату».
Лимитирование функционалом подсистемы Казначейство – По документам лимитов расхода ДС
После выбора этой настройки появляется возможность выбора дополнительной детализации лимитов по организациям и подразделениям. «Контроль за превышением лимита» осуществляется при проведении документа «Заявка на расходование денежных средств» только при установке опции «Контроль превышения лимитов».
Для установки лимитов необходимо воспользоваться документом «Лимиты расхода ДС». В этом документе доступны для заполнения следующие параметры:
  • Период лимитирования;
  • Организация, для которой устанавливается лимит (в случае включенной опции дополнительной детализации);
  • Подразделение, для которого устанавливается лимит (при включенной опции дополнительной детализации);
  • Статьи движения денежных средств, подлежащие лимитированию;
  • Суммы лимита для соответствующих статей ДДС.
Лимитирование функционалом подсистемы Бюджетирование — По данным бюджетирования
Если сравнивать с предыдущим вариантом, то контроль расходов ДС средствами бюджетирования имеет более гибкие и широкие возможности.
Лимит можно настроить для каждой статьи бюджета в рамках отдельной модели бюджетирования.
Перед тем, как приступить к настройке ограничительных правил в системе:
  1. Основополагающим этапом станет формирование концепции бюджетирования;
  2. Составление алгоритма для внесения плановых показателей:
  3. Определение ключевых статей финансового плана:
  4. Классификация видов бюджетов;
  5. Разработка конкретного экземпляра бюджета с учетом лимитов.
Примечательно, что из предыдущих материалов уже рассматривались данные шаги. Для краткости:
  • Концепция бюджетирования: «Основная» — включающая организационные уровни и утверждение;
  • Алгоритм ввода данных: Стандартный (основной);
  • Статьи:
1.Основная статья для оплаты поставщикам с анализом по партнерам и подразделениям, где фактические данные берутся из «Оперативного учета» через операции «Оплата поставщику», сумма определяется как «Сумма оплаты»; дополнительный критерий — статья движения средств: Оплата за товары/работы/услуги;
2.Статья для прочих текущих выплат с аналогичной аналитикой, фактическая информация также извлекается через операции «Оплата поставщику» и сумму оплаты; дополнительный фильтр – статья движения: Оплата подрядным работам/услугам;
  • Вид бюджета: Бюджет платежей с такой структурой.
Экземпляр бюджета утвержден со следующими данными:
Для установки ограничений в системе бюджетирования на странице настроек конкретной модели бюджетного планирования требуется:
  • Перейти по ссылке «Лимиты расхода ДС»;
  • Создать новое правило лимитирования.
Обязательные параметры правила:
  • Статья бюджета — выберите статью, для которой предстоит задать ограничения;
  • Наименование — укажите краткое и понятное название данного правила;
  • Периодичность — определите частоту проверки лимитов: день, неделя, декада (10 дней), месяц, квартал, полугодие или год.
Дополнительные настройки:
  • Сценарий:
  • Выберите сценарий для плановых данных по расходу денежных средств. При отсутствии выбора система автоматически суммирует данные всех доступных сценариев;
  • Тип лимита:
Разрешающий: блокирует проведение заявок на расходование ДС при превышении, если статья не попадает в разрешающее правило или нет установленного плана по статье бюджета. Заявка останавливается;
Дополнительно ограничивающий: требуется соблюдать как разрешающие условия, так и дополнительные лимиты для проведения заявки;
Информационный (рекомендуемый при начальной настройке): уведомляет о превышении без блокировки заявок;
Аналитика:
  • Укажите аналитические параметры контроля: контрагенты, договоры, статьи ДДС и другие;
  • Настройте приоритетность аналитик (от высокого к низкому).

Применяемые настройки позволят гибко управлять бюджетными процессами в соответствии с установленными правилами.
Создадим правило для статьи бюджета _Оплата поставщикам (основная деятельность) со следующими настройками:
  • период – месяц;
  • тип лимита – разрешающий;
  • аналитики – организация, партнеры.
Теперь необходимо вернуться к статьям бюджета и настроить правила получения фактических данных для сценария «Исполнение бюджета», который обеспечивает контроль над расходами денежных средств. Формат и функционал настройки правил для получения фактических данных и исполнения бюджета схожи, однако для исполнения бюджета следует выбрать один из следующих источников суммы:
  1. Сумма к выплате в пределах лимита — учитываются только те суммы, указанные в заявках на расходование денежных средств, которые не превышают установленный лимит. Суммы, превышающие лимит, не принимаются во внимание.
  2. Сумма к выплате сверх лимита — в данном случае учитываются исключительно суммы, которые превышают лимит, указанные в заявках на расходование денежных средств.
  3. Сумма к выплате — здесь рассматриваются все суммы, указанные в заявках на расходование денежных средств, как в пределах лимита, так и превышающие его.
Такой подход позволит более эффективно контролировать расходование средств в рамках бюджета.
Давайте рассмотрим каждый из предложенных вариантов на конкретных примерах.
Первый вариант — Сумма к выплате в пределах лимита
Для статьи бюджета «Оплата поставщикам (основная деятельность)» мы настраиваем следующее правило:
  • Раздел источника данных: Оперативный учет;
  • Хозяйственная операция: Оплата поставщику;
  • Источник суммы: Сумма к выплате в рамках лимита;
  • Дополнительный отбор: Статья движения денежных средств — Оплата поставщику (товары, работы, услуги).
Таким образом, данное правило позволит учитывать только те суммы, которые соответствуют установленному лимиту, что обеспечит контроль над расходами в рамках бюджета.
Лимит по данной статье выглядит следующим образом:
Рассмотрим последовательное проведение двух заявок на расходование денежных средств:
Первая заявка — на сумму 200 000 рублей, превышающая лимит для контрагента АВИКА.
Вторая заявка — на сумму 400 000 рублей, укладывающаяся в установленный лимит для того же контрагента.

Важно отметить, что вторая заявка обрабатывается без каких-либо предупреждений от системы, так как суммы, превышающие лимит, не учитываются согласно ранее установленным правилам получения фактических данных. В результате система позволяет провести и другие заявки на расходование денежных средств на общую сумму 100 000 рублей, несмотря на то, что фактически уже запланировано к оплате 600 000 рублей. В отчете по лимитам расходования денежных средств можно увидеть, что остаток плана составляет 100 000 рублей.
Второй вариант — Сумма к выплате сверх лимита
Для статьи бюджета «Оплата поставщикам (основная деятельность)» добавляем новое правило:
  • Раздел источника данных: Оперативный учет;
  • Хозяйственная операция: Оплата поставщику;
  • Источник суммы: Сумма к выплате сверх лимита;
  • Дополнительный отбор: Статья движения денежных средств — Оплата поставщику (товары, работы, услуги).
Теперь перепроверим ранее созданные заявки на расходование денежных средств:
Первая заявка — на сумму 200 000 рублей, превышающая лимит для контрагента АВИКА, успешно обрабатывается системой без каких-либо предупреждений.
Вторая заявка — на сумму 400 000 рублей, укладывающаяся в лимит для того же контрагента, отклоняется системой. В этом случае появляется сообщение о превышении лимита, что подтверждает действие нового правила.
В результате внедрения нового правила система начинает учитывать при исполнении бюджета как суммы, находящиеся в пределах лимита, так и суммы, превышающие его. В отчете по лимитам расходования денежных средств фиксируется только одна проведенная заявка на расходование денежных средств сверх лимита на сумму 200 000 рублей.
При этом если во второй заявке на 400 000 р., поставить флаг «сверх лимита», то документ проведется, так как данный признак предназначен для допущения превышений любого рода лимитов.
В результате проведения двух заявок на расходование ДС сверх лимита в отчете Лимиты расхода денежных средств будет отражен перерасход ДС на сумму 100 000 р.
Если оставить в настройках только одно правило с источником суммы «Сумма к выплате сверх лимита», то в таком случае система будет разрешать проведение только заявок, превышающих лимит.
Третий вариант — Сумма к выплате
Этот вариант объединяет два предыдущих правила: «Сумма к выплате сверх лимита» и «Сумма к выплате в пределах лимита». То есть, одно правило с источником суммы «Сумма к выплате» может заменить оба, сохраняя аналогичный алгоритм работы, как во втором варианте.
НАШИ КОНТАКТЫ
info@105.ooo
Почта:
Московская область, г. Дубна, ул. Программистов, дом 4, стр. 1
Адрес:
Контакты генерального директора
Оводков Василий Юрьевич
Телефон/WhatsApp:
vovodkov@koderline
8-800-333-6-105
Телефон:
Бесплатный звонок
+7 968 948-79-59
Почта:
Политика конфиденциальности